Optez pour le temps partagé ! Et gagner du temps en recrutant une assistante administrative ! C'est la solution pour vous recentrer sur votre cœur de métier et vous soulager de ces tâches qui vous prennent du temps ! Découvrez l'assistante administrative à temps partagé expliquée par l'entreprise Posteam.
Quel est le rôle d'une assistante administrative ?
Une assistante administrative occupe une place importante dans les TPE et les PME, ses compétences en secrétariat sont très vastes et apportent un fort soutien à l’entreprise ! Dans cet article on vous éclaire sur ses missions et l'assistance administrative à temps partagé.
L'importance d'une assistante administrative dans une entreprise
Si vous êtes un artisan du BTP ou de l’industrie l’assistante administrative est un véritable gain de temps et de productivité. Ce métier veille au bon fonctionnement de votre entreprise et à l’organisation interne et externe. En tant que dirigeant, vous n’avez pas à perdre du temps dans toutes les démarches administratives. Avec une personne en charge de l’administratif vous gagnez du temps et vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier en vous déchargeant des tâches chronophages.
Les services d'une assistante administrative
Recrutez une assistante administrative et déléguez ces missions :
- L’accueil physique et téléphonique
- La redistribution du courrier et des mails
- La rédaction du courrier
- Le classement et l’archivage
- La saisie de données
- L’inventaire, la valorisation et la clôture
- La déclaration préalable de travaux
Chez Posteam ces missions peuvent donc être complétées par de la gestion des ressources humaines, comptable et financière :
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La réponse à des appels d’offres
- La déclaration de TVA
- La facturation
- La gestion des contrats de travail
- La gestion de dossiers d’aide financière
- La mise en place d’indicateurs, tableaux de bord et outils de pilotage
Mais c’est aussi jouer un rôle de remplaçante pour répondre à des dossiers urgents. Tout cela les amenant à effectuer de nombreuses tâches diversifiées.
De l'administratif en temps partagé, ce nouveau métier
Le temps partagé, c’est du personnel qualifié, pour vous, à temps partiel et sans recruter !
La mise à disposition de personnel
Notre objectif est de libérer du temps aux chefs et dirigeants des petites et moyennes entreprises ! Et de les soulager des tâches chronophages.
Comment ? Avec la mise à disposition d’une équipe compétente recrutée en interne chez Posteam.
Lors d’un recrutement, nous regardons les formations, mais portons une attention particulière aux années d’expériences dans le domaine, en l’occurrence l’administratif. Car pour répondre efficacement à vos besoins, il est important de mettre à votre disposition une personne qualifiée capable de s’adapter facilement et rapidement à votre structure et à votre organisation de travail.
Cette personne s’adapte à votre entreprise ! Si vous souhaitez du présentiel, nous vous proposons une personne géographiquement proche de vos locaux, dans le cas contraire, le télétravail sera de rigueur avec un éventail plus large de profils à votre disposition.
Un contrat à temps partiel chez Posteam
Un accompagnement simple en 6 étapes pour assurer le bon déroulement de la mission :
- Un rendez-vous est organisé avec une de nos commerciales ou notre directeur, afin de comprendre vos besoins et estimer le temps alloué à cette mission. Nous sommes structurés pour répondre à du temps partiel, c’est-à-dire quelques heures par mois à environ 5 demi-journées par semaine. Cela est d’ailleurs bien souvent suffisant pour soulager l’équipe présente ou prendre en main un poste dans une TPE ou PME.
- Si notre organisation vous intéresse, vous recevrez une grille tarifaire correspondant à la mission. Si cela vous convient, vous rencontrerez la collaboratrice qui nous semble pouvoir répondre au mieux à votre demande en se basant sur ses expertises.
- Une fois que vous aurez signé et retourné le contrat, la mission pourra débuter !
- Pour assurer le suivi du travail quand ce dernier est effectué à distance, vous recevez chaque semaine un suivi des heures, vous permettant de connaître l’avancée de notre collaboratrice. Avec cela, pas de surprise lors de la facturation en fin de mois.
- De plus, nous organisons des points qualités réguliers abordant, le travail de la collaboratrice, la communication avec Posteam, la suite de la mission, et toutes choses que vous souhaiteriez nous faire remonter.
Pour récapituler, un contrat à temps partiel chez Posteam, c’est un accompagnement de A à Z pour vous proposer la personne qui répondra à votre besoin sur un temps que vous choisissez.
Les avantages pour vous TPE/PME
Le travail à temps partagé est le format idéal pour les petites et moyennes entreprises et regroupe de nombreux avantages :
- Pas de recrutement, donc pas de charge salariale supplémentaire. Vous payez seulement une prestation de services.
- Le temps de travail de notre collaboratrice peut évoluer en fonction de vos besoins et de la saisonnalité de votre activité.
- Pas d’engagement sur la durée, vous pouvez stopper la mission quand vous voulez.
- Possibilité d’accueillir l’assistante administrative dans vos locaux ou de la faire travailler à distance (au sein de nos bureaux ou en télétravail).
- Une seule et même collaboratrice jusqu’à ce que vous décidiez que la mission s’arrête.
- Si la collaboratrice mise à votre disposition pose un arrêt longue durée ou des congés, nous pouvons vous proposer une autre personne pour assurer ses missions.
L'équipe compétente chez Posteam
Avec Posteam, recrutez une assistante administrative polyvalente à Melle, Niort et Parthenay. Découvrez le profil de nos collaboratrices…
La distinction de nos profils chez Posteam :
Chez Posteam, nos collaboratrices compétentes en administratif ont toutes au moins 15 ans d’expérience dans le domaine. Grâce à ces compétences, chacune peut vous apporter en plus une expertise complémentaire.
Zoom sur nos collaboratrices :
- Notre collaboratrice Marie Noëlle sait répondre à toutes vos demandes en s’adaptant à votre environnement de travail.
- Nadine quant à elle, sera votre assistante de direction, compétente en administratif, gestion et comptabilité.
- Marie-Jo, a un profil d'assistante comptable. Elle est même en capacité de paramétrer, pour vous, en fonction de vos besoins, votre nouveau logiciel
- Enfin Valérie, notre assistante de direction, détient en plus des compétences juridiques.
Avec Posteam, pas besoin de recruter ! Bénéficiez d’une personne compétente en Deux-Sèvres, mise à votre disposition de quelques heures à cinq demi-journées par semaine dans l’administratif mais aussi la communication et le commercial.
Développement en cours sur le département de la Charente 16 (Angoulême, Cognac, Ruffec, Champniers, La Couronne, Marsac...)
Posteam
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