Que faire en cas de facture impayée par un client : la relance et ses démarches

Les impayés clients s'accumulent et vous ne savez plus quoi faire ! Comment faire face aux retards de paiements ? Vous trouverez des réponses à vos interrogations dans cet article de Posteam, une entreprise spécialiste de la mise à disposition de personnel administratif à Melle, Niort et plus largement en Deux-Sèvres (79)

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Avant de relancer un impayé : que faire ?

Lorsque l'on fait face à un impayé client il est fréquent de ne pas savoir par quelle étape commencer. La première chose est de se poser les bonnes questions sur la situation de notre client puis de l'avertir. 

Connaître son client

"Est-ce que je connais bien mon client ? " est la première question à se poser. Demandez-vous si c'est la première fois que ce client vous impose un retard de paiement. Il est important de vérifier sa solvabilité : est-il en capacité de régler sa facture ? Si votre client n'est plus solvable il est préférable de mettre un terme à la relation commerciale afin de ne pas engendrer de nouveaux impayés. 

 

"Ce n'est pas la première fois que mon client a des retards de paiements"

 

On considère une facture impayée à partir de 30 jours après l'exécution de la prestation sauf, dans le cas contraire où un accord aurait été établi entre les deux parties du contrat. Le délai convenu entre les deux parties ne peut dépasser 60 jours après la date d'émission de la facture. 

 

Si vous subissez des retards de paiements à répétition de la part de votre client, mettez en place des mesures préventives afin d'anticiper et de réduire les retards de paiement client.  Tout d'abord, agissez immédiatement en avertissant et relançant pour rappeler l'état de la facture non payée. Tant que le paiement n'a pas été octroyé n'entreprenez pas de nouveaux mandats. En clair, avant d'entamer une nouvelle prestation ou de poursuivre la prestation actuelle, patientez jusqu'à temps que la facture non payée soit régularisée donc réglée. 

 

Avertir son client de son retard de paiement

Après avoir récolté toutes les informations relatives à la capacité financière du client et à la facturation de la prestation réalisée vous pouvez passer à l'action, relancer votre client

 

C’est la première étape, elle consiste à avertir son client de son retard de paiement. L’objectif est d’informer et permet de ne pas entrer en conflit. C'est la première étape pratiquée avant de mettre en place des procédures de recouvrement plus formelles. Cet échange cordial entre le client et l'entreprise prestataire permet de ne pas entraver les relations commerciales. L'avantage c'est qu'elle laisse la parole aux deux parties. Elle est basée sur l'échange, l'écoute, son objectif est de trouver des solutions à l'amiable dû aux difficultés de paiement. Le non-payeur peut expliquer la situation actuelle et les raisons du retard de paiement et ses difficultés rencontrées. Pour que cela soit possible les deux parties doivent donner leur accord, c'est un véritable avantage car cela permet de trouver une solution sans avoir recours à des procédures judiciaires coûteuses. Il est possible de se faire accompagner par un médiateur ou un conciliateur pour faciliter la négociation. Pour cela, le dirigeant de l'entreprise doit envoyer une requête écrite au président du tribunal judiciaire qui doit provenir du siège social de l'entreprise.

 

Concrètement les étapes de la relance sont : 

  • Contacter le client par mail ou par téléphone pour l'avertir du retard du paiement et lui demander de régler la facture
  • Demandez les raisons du retard de paiement
  • Traitez les objections du client relatives aux difficultés financières qu'il rencontre ou les problèmes liés à la prestation réalisée, au suivi client et trouvez une solution à l’amiable
  • Faire appel au tribunal pour trouver un conciliateur ou médiateur en faisait une demande d'ouverture de la procédure
  • Les parties vont tenter d'aboutir à un accord
  • Si un accord est trouvé il est constaté par une ordonnance du tribunal.
  • L'accord est publié au greffe du tribunal

 

L'étape de la relance d'impayé : procédure plus formelle

Les retards de paiements s’accumulent ! Vous avez déjà relancé vos clients, que faire ? Optez pour des procédures plus formelles, la forme est différente, les échanges sont moins cordiaux mais plus efficaces. 

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La relance

Tout d'abord, vous devez relancer une facture dite impayée dès que sa date d'échéance est dépassée. Vous pouvez tout d'abord envoyer un e-mail de rappel. Dans l'objet, précisez qu'il s'agit d'une relance de facture impayée. S'il s'agit que d'un oubli, le débiteur règlera rapidement sa facture. Dans le cas contraire, il faudra répéter l'action mais en passant par un autre canal, vous effectuerez une relance téléphonique. Le délai entre les deux relances ne doit pas excéder 15 jours. 

La lettre de relance

La lettre de relance est envoyée au moment où le délai de paiement de la facture est arrivé à son terme, avant de se lancer dans des procédures formelles où un tiers intervient,  Claire, précise, elle rappelle la date d’échéance, le montant, les modalités de paiement. Elle comprend également les informations sur les pénalités et les conséquences possibles en cas de non-paiement. Ce courrier est envoyé en recommandé avec accusé de réception.

La mise en demeure

La mise en demeure est une deuxième lettre appelée lettre de mise en demeure en cas de non-réponse à la lettre de relance. Elle est beaucoup plus formelle et envoyée en recommandé avec accusé de réception. C’est une étape de la procédure de recouvrement qui a une valeur juridique. Lorsque vous envoyez une lettre de mise en demeure, votre client doit régler les sommes dues dans un délai imparti. Il doit être précisé dans cette lettre que l’entreprise va recourir à la justice en cas de non-paiement.

Si cela ne fonctionne pas et que vous n’avez pas de réponse favorable de votre client vous pouvez alors entamer une procédure d’injonction de payer devant le tribunal afin d’obtenir juridiquement le paiement de la créance. Cependant, ces procédures sont coûteuses pour votre société. 

 

La lettre de mise en demeure est une preuve de tentative de demande de paiement n’ayant reçu aucune réponse aux yeux du tribunal. En cas de difficulté vous pouvez faire appel à un cabinet de recouvrement ou à un huissier de justice si la créance est ancienne. 

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Vous n’avez pas le temps de gérer la relance des impayés clients : l’assistant administratif à temps partiel

Vous avez des retards de paiement de la part de vos clients ? Vous souhaitez relancer vos clients avant d’intenter des actions en justice ou de faire appel à un cabinet de recouvrement, un huissier de justice mais vous n’avez pas le temps de le faire ? 

 

L’assistante administrative est la professionnelle dans votre entreprise compétente pour suivre les règlements clients et les relancer. Si vous n’avez pas de professionnel administratif dans votre entreprise mais que vous en ressentez le besoin, on vous la met à disposition à temps partiel à Melle, Niort, Chauray, Saint-Maixent-L'Ecole et plus largement en Deux-Sèvres (79)

L’assistance administrative pour s’occuper de votre facturation et le suivi des paiements clients

L’assistante administrative est un métier indispensable dans les entreprises et même les petites entreprises. Il peut être compliqué de recruter la perle rare c’est pour cela que l’administratif à temps partiel est la solution idéale pour les toutes petites entreprises. Votre secrétaire administrative se charge de la facturation et le suivi des règlements clients

 

C’est-à-dire qu’elle est en charge : 

  • d’éditer et d'envoyer les factures à vos clients
  • de vérifier les paiements de chaque client

L’entreprise de travail à temps partagé met à disposition des assistantes administratives et financières souvent appelés secrétaires par les entreprises. Ces professionnels de l’administratif travaillent à temps partiel dans les entreprises ou à distance. L’avantage est que les TPE n’ont pas besoin de recruter pour bénéficier d’une personne chargée de la facturation et la relance clients dans leur entreprise. 

La secrétaire administrative pour gérer vos relances clients

La relance client est souvent réalisée par les professionnels de l’administratif. Cependant lorsque vous êtes artisan, commerçant vous n’avez pas le temps de vérifier vos paiements clients. Pour ne pas accumuler les dettes il peut être avantageux de faire appel à une secrétaire à temps partiel

 

L’assistant administratif est en charge de : 

  • rappeler à un client son retard de paiement
  • d’envoyer des lettres de relances
  • de relancer le client par téléphone

Quel est le rôle d'une assistante administrative ? Ses missions, le fonctionnement d'une assistante à temps partagée et le fonctionnement de Posteam, découvrez le dans notre article sur l'assistance administrative en Deux-Sèvres.

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