La gestion de l’administratif peut prendre beaucoup de temps au dirigeant d'une entreprise qu'il soit artisan, commerçant ou d'une taille plus importante. Trouvez des solutions pour gagner du temps dans votre activité et s'occuper de votre gestion administrative.
Un article de Posteam, entreprise spécialiste de la mise à disposition de personnel administratif à Melle, Niort, Ruffec et Angoulême.
Pourquoi l'administratif et la finance sont essentiels au bien-être d'une entreprise ?
L'administratif si complexe : l'essentiel
Qu'elles soient assumées par le dirigeant ou non, l'ensemble des tâches administratives et financières restent complexes pour les entreprises. Bien souvent une assistante polyvalente ou secrétaire est recrutée pour soulager le chef d'entreprise de cette mission chronophage qui rythme son quotidien.
L'essentiel de l'administratif pour les petites et moyennes entreprises :
- la prise en charges des déclarations auprès des organismes comme l'URSSAF, la médecine du travail, le centre des impôts, le tribunal de commerce
- la gestion administrative du personnel y compris la gestion de la paie et des salaires
- la gestion des ressources humaines (recrutement, formation, congés…)
- la facturation, le suivi des règlements et les relances des impayés clients
- la gestion de la trésorerie et la gestion des pièces comptables
- l'organisation de la vie du chef d'entreprise et la gestion des plannings
- le classement et l'archivage des dossiers
Toutes ces tâches essentielles pour une gestion administrative et financière d'une entreprise pourront être confiées à une ou plusieurs collaboratrices en fonction de leur formation et de leur polyvalence. Au même titre, il est courant de voir des tâches annexes se greffer sur les missions du chef d'entreprise ou de la secrétaire. C'est l'exemple de la gestion des stocks, mais aussi de la réalisation de la comptabilité, avec la saisie comptable et également de la tenue de l'accueil.
Le métier de l'aide administratif : indispensable dans une entreprise
C'est particulièrement dans les petites entreprises ayant un effectif plus réduit que l'importance de l'aide administrative fait son apparition. Qu'elle soit nommée secrétaire, assistante administrative et financière ou assistante polyvalente, ses missions restent presque inchangées. Véritable couteau suisse c'est la polyvalence, l'autonomie et la souplesse qui rythment ce métier. Véritable gestionnaire des tâches administratives, la secrétaire devient le bras droit du dirigeant.
L'assistante administrative occupe une place centrale dans l'entreprise. Elle sera la gestionnaire des démarches administratives. Cela permet au dirigeant de gagner en productivité. Et de garantir la bonne santé financière de la société. Et son poste peut évoluer jusqu'à l'assistance de direction où cette fois-ci elle assiste pleinement son supérieur dans la gestion de l'entreprise.
C'est alors un véritable gain de temps et d'argent pour le chef d'entreprise. Être à jour sur ses déclarations et règlements lui permet d’éviter les dettes.
Libéré par ses tâches qui bien essentielles lui prennent du temps, il peut alors se concentrer sur son cœur de métier. Les petites entreprises souhaitent recruter mais peinent à trouver la candidate idéale pour prendre en charge la partie administrative. Le dirigeant de l’entreprise gagne en productivité et peut se focaliser pleinement sur son activité.
Administratif et recrutement : les difficultés rencontrées par les TPE et PME
9 PME sur 10 n'arrivent pas à recruter le bon profil selon La Tribune. TPE et PME sont majoritairement représentées en France et peinent à trouver le candidat idéal. Pour quelles raisons les entreprises n'arrivent pas recruter le collaborateur qui leur convient ?
Des difficultés non négligeables dans le processus de recrutement
Les entreprises sont exigeantes vis-à-vis du candidat qu’elles souhaitent recruter. Les compétences attendues varient en fonction du besoin des entreprises. Qu'il s’agisse d’une personne chargée de la gestion administrative et de l’accueil ou d’une personne ayant des compétences plus techniques en trésorerie, comptabilité et/ou facturation, le niveau d’ exigence attendu n’est pas le même.
Les recruteurs exigent une personne expérimentée avec plusieurs années d’expériences dans la gestion administrative. Et face à cela, les assistantes administratives et financières sur le marché du travail sont des ressources devenues rares.
Ce n'est pas le seul point à souligner, en interne les TPE peuvent être freinés par leur trésorerie ou encore un manque de personnel pour se charger du recrutement.
Le recrutement, une charge sociale, juridique et administrative
C'est une charge de travail non négligeable à prendre en compte dans son processus de recrutement. Les entreprises de travail temporaires proposent du personnel qualifié déjà recruté à mettre à disposition dans vos entreprises qu'il s'agisse de temps partiel, de temps partagé ou de temps complet.
En tant que chef d’entreprise vous devez anticiper ce qu'engendre un recrutement :
La gestion administrative et la gestion des ressources humaines du recrutement :
- Définir les missions et rédiger la fiche de poste
- Publier son offre sur les sites d'offres d'emplois comme Indeed, Pôle Emploi...
- Consulter les candidatures, effectuer un tri et organiser des entretiens
- Être disponible pour faire passer les entretiens
- Se charger de l'arrivée du nouveau collaborateur et investir dans du matériel
- Prendre du temps et investir dans la formation du salarié
- Préparer le contrat de travail en cohérence avec la convention collective
- Gérer les bulletins de paie
Les obligations réglementaires du recrutement :
- Vous êtes engagé à garder votre salarié après la période d’essai
- Votre salarié est dans l’obligation de poser ses congés payés
- Vous devez réaliser une DUERP, un contrat de travail, la paie et régler la médecine du travail
- Vous devez tenir un registre du personnel
- Vous êtes soumis à de l’affichage obligatoire
En tant que chef d’entreprise, le recrutement est une décision inévitable pour maintenir une bonne gestion d’entreprise. Mais faut-il toujours chercher à recruter ?
Le recrutement d’une secrétaire n’est pas nécessaire si la charge de travail n’est pas suffisamment importante ou si l’on rencontre un surcroît d’activité à un moment précis. Des solutions clés en main existent. Les entreprises de travail temporaires sont des bonnes alternatives au recrutement. Elles répondent aux besoins administratifs des entreprises et proposent du personnel qualifié à mettre à disposition dans les entreprises, le tout sans avoir recours à un recrutement.
Les alternatives au recrutement pour répondre aux besoins en administratif des TPE
L'intérim, une alternative au recrutement d'une secrétaire
Communément connu sous le nom “d’agence d'intérim" en réalité ce sont des Entreprises de Travail Temporaire. Elle soulage à la fois les entreprises, qui elles ont un besoin de main-d'œuvre et les personnes en recherche d'emploi, qui eux sont à la recherche d'un employeur.
L'objectif des ETT est de placer du personnel dans les entreprises demandeuses. Une entreprise peut contacter une ETT plus connue sous l'appellation d'une agence d'intérim pour qu'elle lui propose un candidat. Ce recrutement peut se faire pour remplacer un salarié, en cas d’un surcroît d'activité temporaire ou dans le cadre d'emploi à caractère saisonnier.
Faire appel à une agence d'intérim : l'essentiel à connaître
L'intérimaire signe un Contrat de Travail Temporaire ou un Contrat à Durée Indéterminée Intérimaire avec l'Entreprise de Travail Temporaire. La personne recrutée en intérim dans l'entreprise ne peut reconduire son contrat pas plus de 3 fois et ne pas dépasser une durée de 18 mois sur le même poste.
Afin de recruter le travailleur, l'agence d'intérim se charge du recrutement par le biais d'un entretien. Tout au long du contrat, l'entreprise doit fournir à l'ETT une fiche de suivi d'activité co-signée.
En ce qui concerne la facturation, elle est basée sur un coefficient multiplicateur de la rémunération versée à l’intérimaire. Les indemnités de fin de missions, les charges sociales, les frais de gestion de l’ETT ainsi que sa marge sont comptabilisées dans la facturation.
Le travail à temps partagé pour bénéficier d'une secrétaire sans recruter
Un candidat signe un Contrat de Travail à Durée Indéterminée avec une Entreprise de Travail à Temps Partagée. L'objet d'une ETTP et de mettre à disposition du personnel qualifié au sein d'entreprises pour décharger le chef d'entreprise sur des missions qui lui sont chronophages et qui lui prennent du temps.
Toute entreprise n'ayant pas défini un poste au sein de son entreprise peut faire appel à une ETTP. A la différence des agences d'intérim qui proposent principalement du remplacement de personnel et du temps partiel, l'ETTP propose du temps partagé. Ce type de structure peut répondre aux demandes des entreprises, qu'il s'agisse d'un remplacement, d'un temps complet, d'un temps partiel.
On parle de temps partagé puisque le salarié est recruté en interne au sein de l'Entreprise de Travail à Temps Partagée en CDI. Il intervient dans plusieurs entreprises et partage son temps de travail.
Faire appel à une Entreprise de Travail à Temps Partagée : l'essentiel à savoir
Le recrutement est effectué par l'ETTP elle-même, elle dispose de profils qualifiés dans son entreprise. Vous pouvez être déchargé de cette tâche. Lorsque vous décidez de travailler avec une ETTP vous signez un contrat de mise à disposition de personnel. Cela signifie que l’ETTP vous met à disposition une personne sur une mission définie, cela peut être de l’assistance administrative ou juridique par exemple.
L’ETTP est le responsable hiérarchique de la personne intervenant dans votre entreprise (client de l’entreprise de travail à temps partagé), elle gère les charges sociales du personnel.
En ce qui concerne le contrat et la facturation, le travail est facturé à l’heure travaillé, l’entreprise cliente d’une ETTP comme POSTEAM peut suivre le travail réalisé d’une semaine sur l’autre.
Il n’y a pas d’engagement, le contrat peut s’arrêter lorsque l’entreprise n’en a plus la nécessité, mais il peut également évoluer vers un autre besoin : en communication ou commercial par exemple puisque l’ETTP détient une large équipe qualifiée.
Le travail demandé peut aussi évoluer d’une semaine sur l’autre, la charge de travail peut faire l’objet d’une augmentation ou une baisse en fonction de l’évolution des besoins de l'entreprise cliente.
Posteam
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